Procédure d'ajout de listes déroulantes et de validation de données dans des feuilles de calcul Excel 2010

Dans Excel 2010 et 2007, une fonctionnalité pratique que j'utilise tout le temps pendant la saison budgétaire est la fonctionnalité de validation des données, qui vous permet de créer une liste déroulante dans la cellule pour le remplissage des champs. Puisque plusieurs d'entre nous travaillent ensemble sur le budget, en utilisant les listes déroulantes, je peux garder les données normalisées, ce qui me permet, à moi et à mes collègues, de gagner beaucoup de temps pendant et à la fin du processus. Ce n’est qu’un exemple, mais je suppose que vous comprenez bien. Sinon, ouvrez Excel 2010 ou 2007 et suivez-le pour découvrir la magie des listes déroulantes d'Excel.!

Bien que j'ajoute normalement des listes déroulantes de validation des données à des colonnes entières, vous pouvez également ajouter le menu déroulant à des cellules individuelles. Dans l'exemple ci-dessous, je vais créer un menu déroulant qui contient une colonne entière pour m'aider à créer la catégorie Genre de ma collection de musique..

Étape 1 - Sélectionnez les cellules auxquelles ajouter la validation

Cliquez sur une colonne pour mettre en surbrillance la colonne entière.

Étape 2 - Ruban de données

Maintenant que vous avez sélectionné les cellules souhaitées, Cliquez sur la Les données onglet dans le ruban puis Cliquez sur la La validation des données outil.

Étape 3 - Critères de validation

Du Réglages Languette, Cliquez sur la liste déroulante Autoriser et Cliquez sur liste.

Étape 4 - Liste déroulante

Dans la boîte Source, il y a deux options différentes.

1. Si vous avez déjà quelques lignes avec vos données de liste, vous pouvez simplement sélectionner ces champs. C'est pourquoi je fais normalement IE: utilisez une colonne cachée quelque part dans ma feuille de calcul; toutefois, pour que les choses restent simples, je suggère la deuxième étape pour cet exercice..
2. Entrez manuellement les données pour le menu déroulant en Dactylographie les dans la case en les séparant par une virgule.

Cliquez sur D'accord sauver.

Étape 5 - Facultatif: message d'entrée + alerte d'erreur

Il existe deux autres onglets de validation des données que vous pouvez utiliser si vous le souhaitez. Le premier est Message d'entrée, Cet onglet vous permettra d'assigner un petit message contextuel qui apparaît chaque fois que quelqu'un sélectionne une cellule à laquelle cette validation de données lui est affectée. La seconde est la Alerte d'erreur, cela vous permettra de configurer un message lorsque quelqu'un tentera de saisir dans la cellule des informations qui ne correspondent pas à celles que vous avez entrées dans la source.

Terminé!

Désormais, toutes les cellules que vous avez initialement choisies auront une fonction de menu déroulant avec une liste parmi laquelle vous pourrez choisir pour la cellule. Ces cellules seront désormais également modérées / normalisées par la validation des données. Par conséquent, vous ne pourrez entrer qu'une des options source dans la cellule. Si l'utilisateur fait la liste déroulante et sélectionne, pas de problème. S'ils le tapent, pas de problème. S'ils tapent les données incorrectes, ils obtiendront le message d'erreur tel que configuré ci-dessus à l'étape 5 (si vous avez configuré un message d'erreur, etc.).

Conclusion

Comme je l'ai mentionné dans l'ouverture, j'utilise des listes déroulantes tout le temps au travail et à la maison lorsque je coordonne des articles ici chez groovyPost. Google Documents prend également en charge cette fonctionnalité, alors restez à l'écoute de ce didacticiel pratique dans quelques jours..