Comment utiliser le publipostage dans Microsoft Word pour créer des documents de lot
Utilisation de la fonctionnalité de publipostage dans Microsoft Word
Pour cet exemple, je vais créer un document invitant des amis à un événement. Une lettre de publipostage comporte deux composants. le document principal et la source de données, tels que les noms et adresses des personnes invitées à l'événement. Une fois que vous avez rassemblé les informations pour la source de données, Word gérera la combinaison des documents pour chaque invité invité..
La première étape consiste à obtenir toutes les informations uniques pour chaque destinataire appelées un nom de champ, telles que le nom, l'adresse et la salutation. Un autre élément important de la création d'un document de fusion et publipostage est le formulaire, qui contient les informations transmises au destinataire. Le modèle de lettre ci-dessous contient cinq champs que je devrai inclure dans chaque document..
Démarrer l'Assistant Fusion et publipostage
Créez un nouveau document vierge dans Microsoft Word et sélectionnez le Onglet Mailings> Démarrer fusion et publipostage> Assistant pas à pas de fusion et publipostage.
Lorsque l'assistant de publipostage apparaît, choisissez le Des lettres case radio puis cliquez sur Next: Document de départ.
Sélectionner Utiliser le document actuel puis passez à l'étape suivante pour sélectionner les destinataires. L'assistant de publipostage vous permet d'utiliser un document existant. Si j'avais déjà préparé une lettre, je pourrais simplement modifier les noms de champs comme base de la source de données.
L'assistant de publipostage est puissant. Vous pouvez utiliser plusieurs sources pour votre liste de destinataires, notamment une base de données Microsoft Access ou une feuille de calcul Excel. Pour cet article, je vais créer ma source de données à partir de zéro en sélectionnant, Tapez une nouvelle liste puis cliquez sur Créer.
Créer et enregistrer la source de données
Un formulaire avec des champs pré-remplis sera présenté. Cela pourrait ne pas être idéal car nous pourrions ne pas vouloir certaines de ces zones et cela pourrait nous confondre. Nous allons donc supprimer et modifier certains noms de champs; clique le Personnaliser les colonnes bouton pour le faire.
Si vous revenez à notre exemple de document, vous remarquerez que nous n'avions que cinq champs, alors que les champs pré-remplis fournis par Word totalisent 13. Certains d'entre eux sont importants, nous allons donc garder ceux que nous voulons. Pour supprimer un champ, sélectionnez-le puis cliquez sur Supprimer..
Cliquez sur Oui pour confirmer la suppression. Répétez cette étape pour toutes les sections que vous ne voulez pas.
Parce que nous n'avons pas certains des champs spécifiques nécessaires, nous allons renommer les champs existants et en ajouter de nouveaux..
Une fois complétée, la liste des noms de champs doit correspondre et correspondre à celle décrite dans notre exemple de document. Cliquez sur D'accord pour confirmer les changements.
Remplissez les champs avec les noms et adresses de chaque destinataire. Une fois terminé, cliquez sur OK..
Enregistrez votre source de données, qui fusionnera dans votre document final.
Un aperçu de vos destinataires de publipostage sera présenté. Si vous souhaitez apporter des modifications telles que modifier ou ajouter un champ, sélectionnez la source de données, puis cliquez sur Modifier. Continuez à écrire votre lettre, puis entrez des champs de fusion si nécessaire.
Insérer des champs de fusion
Pour insérer un champ de fusion, sélectionnez le Les envois onglet, puis cliquez sur Insérer un champ de fusion, puis choisissez votre champ de fusion. Répétez les étapes pour remplir votre document avec les champs de fusion appropriés.
Une fois terminé, sauvegardez votre lettre, elle s'appellera la lettre type. Si vous le savez, vous pouvez utiliser le document avec une structure similaire et vous pouvez choisir de le réutiliser dans un document existant au cours de l’expert Fusion et publipostage..
Fusionner le document final
Voici la partie amusante, la fusion de votre document. Sélectionnez le Les envois onglet, puis cliquez sur Terminer et fusionner bouton puis cliquez sur Modifier des documents individuels.
Sélectionner Tout puis cliquez sur OK.
C'est tout. Maintenant tous vos documents sont prêts à être imprimés ou révisés.
Ces instructions fonctionnent également dans Microsoft Word 2013, 2010 et 2007. Si vous produisez des documents tels que des certificats, les fonctions de fusion et publipostage fonctionnent également dans des applications Office telles que Microsoft Publisher..
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