Comment utiliser le publipostage dans Microsoft Word 2016 pour Mac

Si vous devez envoyer des documents par lots à un groupe de personnes, par exemple, une invitation à un événement ou à une réunion; la fonctionnalité Fusion et publipostage de Microsoft est un moyen rapide et facile de le faire. Nous avions précédemment montré que vous montriez préparer des documents à l'aide de la fonctionnalité Fusion et publipostage de Word 2016 pour Windows, mais le processus était légèrement différent pour les utilisateurs de Word 2016 pour Mac. Dans cet article, nous vous montrons comment cela fonctionne.

Utilisation de la fonctionnalité de publipostage dans Microsoft Word 2016 pour Mac

Le publipostage ne concerne pas que les documents; vous pouvez l'utiliser pour des brochures, des lettres d'information ou du matériel pour les publipostages. La configuration d'un document pour le publipostage est un processus en deux parties, qui comprend le document principal et la source de données, comprenant les noms et adresses des personnes pour chaque document. Les informations stockées dans la source de données sont utilisées par Word pour combiner puis générer des documents pour chaque.

Commençons par recueillir des informations pour chaque destinataire appelé Nom du champ. Un nom de champ contient des informations telles que le nom, l'adresse et la salutation. Un autre élément important de la création d'un document de fusion et publipostage est le formulaire, qui inclut les informations transmises au destinataire. Le modèle de lettre ci-dessous contient une liste des champs que je vais inclure dans chaque document..

Créer des listes de destinataires

Lancez Microsoft Word, puis sélectionnez l’onglet Mailings> Sélectionner les destinataires> Créer une nouvelle liste…

La fenêtre de la source de données apparaîtra à l'écran. Comme vous pouvez le constater, les champs de la liste contiennent déjà des noms utilisables. Juste pour être sûr, je les enlèverais tous et utiliserais les vôtres pour éviter toute confusion. Sélectionnez chaque champ, puis cliquez sur le bouton moins pour le supprimer. Après avoir effacé chaque champ, entrez le vôtre. Vous pouvez organiser chaque champ en utilisant les flèches haut et bas. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Créer..

Attribuez un nom à la source de données, puis cliquez sur Enregistrer..

Remplissez les champs avec les noms et adresses de chaque destinataire. Une fois terminé, cliquez sur OK. Remarque: pour ajouter ou supprimer un enregistrement, cliquez sur le signe plus ou moins dans le coin inférieur gauche de la fenêtre..

Insérer des champs de fusion et terminer la fusion du document

Vient maintenant la partie facile, l'insertion de vos champs de fusion. Sélectionnez l'onglet Mailings, puis cliquez sur Insérer un champ de fusion, puis choisissez votre champ de fusion. Répétez les étapes pour remplir votre document avec les champs de fusion appropriés.

Enregistrez la lettre type, sélectionnez l'onglet Publipostage, puis cliquez sur le bouton Terminer et fusionner, puis sur Modifier des documents individuels..

Vous pouvez ensuite consulter vos documents ou les imprimer..

Les utilisateurs de Word 2016 pour Windows remarqueront de légères différences entre les deux versions. Word 2016 pour Mac rappelle ironiquement Word 97 pour Windows. Quoi qu'il en soit, les deux produisent les mêmes résultats.

Pour plus de conseils sur l'utilisation de Microsoft Office, parcourez l'ensemble de nos archives d'articles Office..