Fonctionnalité Outlook Web App - Proposer une nouvelle heure

Organiser des réunions d'équipe est une tâche difficile, en particulier lorsque l'organisateur estime qu'il n'y a pas de meilleur moment pour tout le monde. Le problème peut cependant être minimisé dans une certaine mesure via Les perspectives fonctionnalité nouvellement déployée appelée Proposer une nouvelle heure. Les utilisateurs exécutant des versions de Microsoft Outlook sur le bureau peuvent être familiarisés avec cette fonctionnalité. C'est une fonctionnalité qui permet aux participants de vérifier quand tout le monde, y compris eux-mêmes, est libre, de sorte qu'une réunion puisse être organisée facilement et sans souci par l'organisateur..

Il suffit aux participants de décliner poliment le temps proposé pour la réunion et de suggérer un autre temps que l’organisateur de la réunion peut envisager. L'organisateur peut alors accepter la meilleure proposition de nouvelle heure et reprogrammer rapidement la réunion..

Fonctionnement de la fonctionnalité Proposer une nouvelle heure dans Outlook

Tout d'abord, un organisateur de réunion envoie une demande à tous les participants. À la réception de la demande de réunion, les personnes interrogées peuvent trouver diverses options (provisoire, refuser et proposer une nouvelle heure) qui sont énumérées à côté du bouton "Accepter" habituel dans la section "Courrier"..

S'il y a un conflit sur l'heure proposée pour la réunion. Un participant peut simplement cliquer sur le bouton Proposer une nouvelle heure sur l'invitation ou sur l'événement de calendrier lui-même..

Une fois terminé, il trouve 3 choix affichés:

Accepter et proposer une nouvelle heure
Provisoire et proposer un nouveau temps
Refuser et proposer une nouvelle heure.

Une fois que vous avez sélectionné l’une des trois options Proposer une nouvelle heure, une vue simplifiée de l’assistant de planification s'ouvre..

Là, vous pouvez entrer les détails appropriés et cliquer sur le bouton 'OK'. L'action affiche instantanément un nouveau message électronique, adressant automatiquement à l'organisateur, avec la nouvelle proposition d'heure. Vous obtenez également les options pour ajouter des destinataires, en plus de l'organisateur.

Lorsqu'un organisateur de réunion reçoit un courrier électronique d'un participant proposant une nouvelle heure, une notification apparaît dans l'invitation indiquant qu'une nouvelle heure a été proposée pour une invitation à une réunion envoyée plus tôt..

Si l'organisateur est réceptif aux modifications suggérées, il édite l'événement. L’assistant de planification lui permet de voir l’heure de la réunion en cours, ainsi que toutes les nouvelles propositions d’heure qu’il reçoit de tous les participants..

Cela lui simplifie la tâche de trouver, de comparer les options et de choisir celle qui convient le mieux à tout le monde..

Une fois qu'un nouveau calendrier est sélectionné pour la réunion, un organisateur peut envoyer une invitation mise à jour à tous les participants..

La source.