Comment compacter et réduire la taille de la boîte aux lettres dans Microsoft Outlook

Microsoft Outlook, le client pour le service de messagerie Outlook ou Live, enregistrez le courrier électronique et les pièces jointes hors connexion. À mesure que vous recevez et envoyez des courriels, la taille de la base de données ne cesse d'augmenter. Cela garantit que vous pouvez accéder aux courriels lorsque vous n'êtes pas connecté à Internet, mais cela signifie également que la taille de la boîte aux lettres ne cesse de croître. Dans cet article, nous vous expliquerons comment compacter et réduire la taille de la boîte aux lettres dans Microsoft Outlook..

Compacter et réduire la taille de la boîte aux lettres dans Microsoft Outlook

L'inconvénient d'avoir une boîte aux lettres plus grande est que cela ralentit l'expérience. Il faut plus de temps pour ouvrir et rechercher n'importe quoi. De plus, les fournisseurs de messagerie tels qu'Office 365 limitent la taille maximale de la boîte aux lettres. Cela signifie que si vous ne réduisez pas la taille de la boîte aux lettres dans Microsoft Outlook, vous ne pourrez ni envoyer ni recevoir de courrier électronique..

Où sont stockées toutes les données de la boîte aux lettres Outlook

Si vous utilisez la fonctionnalité POP ou IMAP, tous les fichiers, courriels, dossiers, contacts, etc. sont stockés dans le fichier de données Outlook (.pst). Si vous utilisez un compte Office 365, Exchange ou Outlook.com, les données de la boîte aux lettres sont disponibles dans un fichier de données Outlook hors connexion (.ost). Bien que la suppression des courriels et des pièces jointes puisse aider, si vous enregistrez toutes les informations dans un fichier PST, elles ne seront pas réduites par elles-mêmes..

Remarque: Nous avons discuté de deux autres moyens de supprimer des fichiers d'Outlook. Si vous les utilisez et réduisez ensuite manuellement la taille du fichier de la boîte aux lettres, cela vous aidera davantage..

Compacter et réduire le fichier de données Outlook (.pst)

L'avantage du fichier PST est que, lorsque vous supprimez des courriels, il compacte automatiquement la base de données en arrière-plan. Le processus de compactage se produit lorsque vous n'utilisez pas Outlook. Vous pouvez également choisir de le compacter en suivant manuellement les étapes décrites ci-dessous:

Ouvrez Outlook et supprimez les éléments inutiles. Lorsque vous supprimez, les fichiers entrent dans le dossier «Éléments supprimés». Faites un clic droit et videz-le.
Cliquez sur Fichier> Paramètres du compte>Paramètres du compte.
Basculer vers le Fichiers de données languette. Sélectionnez le fichier de données que vous souhaitez compacter. Puis cliquez sur Réglages.
Cliquez sur l'onglet Avancé> Paramètres du fichier de données Outlook.
Dans la boîte de dialogue Paramètres du fichier de données Outlook, cliquez sur Compact maintenant puis cliquez sur D'accord.

Selon la taille du fichier PST, le compactage peut prendre plusieurs minutes..

Compressez et réduisez un fichier de données Outlook hors connexion (.ost)

De nombreux comptes de messagerie utilisent un fichier de données Outlook hors connexion pour stocker des données. Le fichier de données Outlook OST ou hors connexion est similaire au fichier de données PST ou Outlook, à une exception près. Vous ne pouvez pas importer ou exporter vers un fichier de données Outlook hors connexion (.ost).

Cliquez sur Fichier > Paramètres du compte, Paramètres du compte.
Sur le Fichiers de données onglet, cliquez sur le fichier de données que vous souhaitez compacter, puis cliquez sur Réglages.
Clique le Avancée onglet> Paramètres du fichier de données Outlook.
Dans la boîte de dialogue Paramètres du fichier de données Outlook, cliquez sur Compact maintenant puis cliquez sur D'accord.

Utiliser l'outil de nettoyage du courrier

Outlook propose un outil de nettoyage du courrier intégré, ou vous pouvez utiliser l'outil de nettoyage des pièces jointes Outlook pour rechercher des messages anciens et volumineux que vous pouvez supprimer ou déplacer vers un fichier PST. Il peut également supprimer la copie des e-mails en conflit avec le serveur de messagerie. Parfois, nous supprimons des fichiers du serveur, mais ils sont toujours disponibles sur l’espace client occupé.

Exécuter l'outil Mailbox Cleanup

Cliquez sur Fichier> Outils> Nettoyage de la boîte aux lettres..
Sélectionnez Afficher la taille de la boîte aux lettres, Rechercher les éléments antérieurs à, Rechercher les éléments supérieurs à, Afficher la taille des éléments supprimés, Vider le dossier Éléments supprimés, Afficher la taille des conflits ou Vider les conflits pour effectuer la tâche souhaitée..

Utiliser l'outil de conversation de nettoyage

Outlook pour Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office pour entreprises Outlook 2013 et d'autres disposent d'un outil pour nettoyer les conversations. Les conversations ou les discussions par courrier électronique sont la même chose. L'outil de conversation est intelligent. Il évaluera le contenu de chaque message et, si la partie de l'e-mail est disponible dans l'un des messages de prévisualisation, il le supprimera..

Vous avez trois options plus d'options pour compacter et réduire la taille de la boîte aux lettres dans Microsoft Outlook.

Nettoyer les contrôles sur la conversation sélectionnée.
Nettoyage de dossier examine le dossier sélectionné.
Nettoyer le dossier et les sous-dossiers vérifie également les sous-dossiers.

Voici les meilleurs conseils pour vous aider à compacter et à réduire la taille de la boîte aux lettres dans Microsoft Outlook. Cependant, veillez toujours à ne pas supprimer accidentellement les fichiers essentiels.

Lire la suite: Comment optimiser et accélérer Microsoft Outlook.