Pourquoi je déteste les déclarations sans papier et comment y faire face
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Le pas de vente pour la facturation sans papier
J'entends tout. Le papier est risqué. Quelqu'un peut extraire votre facture de votre boîte aux lettres et voler votre identité. Ils pourraient le voler de votre poubelle. Oh non! Bien sûr, une fois qu'ils ont vu le projet de loi, ils pourraient se rendre compte qu'ils n'ont pas grand chose à voler. Le papier est peu pratique. Les piles de papier s'empilent et doivent être traitées. Si vous détestez l'encombrement, vous détestez le papier. Vous détestez le souci d'ouvrir une enveloppe en papier et de lire un projet de loi. Vous pourriez obtenir un papercut! Surtout, le sans papier est meilleur pour l'environnement. Moins de papier signifie moins d'abattage d'arbres.
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Tous ces avantages ont quelque vérité. Un voleur pourrait voler des informations dans votre boîte aux lettres et causer des problèmes. Ils pourraient obtenir des numéros de compte et les utiliser dans une arnaque d'ingénierie sociale ciblée. Le papier s'empile. Je sais que je dois classer ce genre de choses tous les mois. Je respecte également les aspects environnementaux des relevés électroniques. Je recycle tout et je déteste le courrier indésirable.
Le soft sell et le hard sell pour vous faire basculer
Certains vendeurs donnent le soft sell. Ils vont m'inscrire dans un dessin pour des produits ou services gratuits. AT & T m'a récemment dit que je pouvais obtenir beaucoup de points pour ma facture, mais uniquement si je facturais sans papier. Quelques endroits m'ont offert des crédits de relevé ou des cartes-cadeaux. Je tenais toujours.
Le plus difficile à vendre est que je ne peux pas télécharger les données financières sur des services comme Mint ou Quicken à moins que je n’utilise pas de papier. Ma banque facture maintenant des frais de 2,00 $ si je veux un relevé chaque mois. Je suppose que le papier est vraiment cher pour eux.
L'argument contre la facturation sans papier
Le Centre national du droit de la consommation (NCLC) a analysé la facturation sans papier et a jugé le concept peu convivial. Certaines des raisons sont évidentes, comme l'accès au haut débit et le savoir-faire technique des consommateurs âgés.
Même les férus de technologie doivent se méfier de la facturation sans papier. Nous sommes tous inondés par email. À première vue, vous ne pouvez pas savoir s'il s'agit d'une facture ou d'une promotion dans le courrier électronique. Si vous ne prenez pas soin de vous désabonner des messages marketing, ni vous ni votre filtre anti-spam ne pourrez faire la différence..
Parlant de petites entreprises, alors que de plus en plus de personnes consultent leurs courriels sur leur mobile, ces déclarations sont plus difficiles à lire. Si votre facture sans papier n’est qu’un pdf, vous aurez besoin d’une vision extraordinaire ou de mains fermes pour pincer et zoomer chaque charge. Plus probablement, vous vous rendrez compte que «l'air bien» et que vous passerez au prochain courriel. Si vos factures sont en paiement automatique, vous n'avez pas beaucoup de raisons de lire vos relevés. Cette «commodité» vous fait rater des erreurs qui vous coûtent de l'argent. Si un voleur testait votre carte de crédit, seriez-vous toujours en mesure de voir ce petit frais??
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Les factures papier nous rappellent qu'une facture est due. Lorsque vous recevez ce document, il a une date d'échéance dont vous devez vous occuper. Vous pouvez l’afficher dans le réfrigérateur ou le déléguer à votre conjoint ou à votre comptable. Le fouillis et la manipulation ou le papier est une fonctionnalité, pas un bug. Cette fonctionnalité aide les membres de la famille de consommateurs âgés à suivre leurs factures.
Enfin, le NCLC souligne que le papier est un enregistrement permanent de votre compte. En cas de litige, vous disposez d'un instantané chronométré. S'ils commettent une erreur, vous avez la preuve que vous avez payé la facture. Si vous êtes audité, vous avez des copies papier de tout. Si un consommateur décède, cet enregistrement permanent aide les membres de la famille à retrouver les comptes manquants..
Lorsque toutes les données de compte sont électroniques, elles sont soumises à tous les risques liés aux ordinateurs et aux courriers électroniques. Si vous perdez l'accès à votre courrier électronique à cause d'un pirate informatique ou d'une violation de mot de passe, vos factures électroniques sont manquantes. Les vendeurs soulignent que le courrier physique est un risque. Vous êtes plus susceptible de recevoir un courrier électronique piraté ou intercepté que quiconque va dans votre courrier postal. Si nous prenons le cas d'un membre de la famille qui décède, cela pourrait prendre des semaines pour recevoir leur courrier électronique. Les factures physiques et les relevés continueront à venir, et tout le monde peut les ouvrir..
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Même si vous êtes assidu et que vous conservez les PDF de toutes vos factures, il peut être difficile de les trouver. La plupart des instructions que je télécharge ont des noms génériques tels que «statement_03_05_16» ou quelque chose de cryptique. Je peux utiliser Spotlight sur mon Mac pour les trouver, mais ce n'est pas toujours le cas.
Mes expériences horribles avec la facturation sans papier
J'en ai quelques uns. Je vais commencer par le traitement des cartes de crédit pour mon entreprise. Cette société n'a pas fourni l'option pour les déclarations physiques. Ils sont tous en ligne. Un jour, ils ont décidé au hasard de fermer mon compte. Je ne sais pas trop pourquoi, mais je pense que cela a quelque chose à voir avec le gel de sécurité que j'ai mis à mon crédit. J'ai perdu l'accès à tous mes précédents bordereaux de dépôt. Je ne m'étais pas réconcilié depuis quelques jours et je n'avais plus accès à mes informations. Je ne savais pas qui payait mes affaires. Le mieux que la société de traitement puisse faire est de me le dire par téléphone. Je n'ai également rien à présenter à mon comptable pour les taxes de fin d'année. Heureusement, tout était dans Quickbooks et j'avais nos reçus internes pour tout recréer. Cet incident aurait dû m'apprendre à prendre des PDF de mes relevés de compte, mais cela ne s'est pas produit..
Après que Costco soit passé d’American Express à Citibank, la facturation sans papier me brûlait à nouveau. J'étais diligent et j'avais mes PDF de tous les mois. Puis je me suis occupé et j'ai oublié pendant quelques mois. Quand je suis allé le télécharger, j'ai frappé cet écran.
Heureusement, cette information était dans le compte de Citibank, ce qui a permis d'éviter une crise. Cet incident m'a fait hurler à mon ordinateur (et à moi-même) d'être responsable de la facturation sans papier.
Une autre fois, j'ai eu un différend avec le bureau de mon médecin. Ils ont changé de société de facturation. Tout à coup, j'ai reçu une facture d'il y a 4 ans, qui aurait été payée. Ensuite, ils ont menacé la collecte. Bien entendu, je ne pouvais pas accéder à l'ancien système de facturation en ligne, mais ils ont déclaré qu'ils le pourraient. Ce n'est que lorsque je leur ai envoyé une copie du projet de loi par télécopie qu'ils supprimaient les frais. J'ai dû télécopier parce qu'ils n'acceptent pas les courriels, même si les factures sont envoyées par courrier électronique. Allez comprendre.
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Ma situation n'est pas unique. Lorsque vous fermez un compte, vous perdez généralement l'accès à ces informations historiques. Si vous découvrez par la suite un problème, comme une surcharge, vous aurez peut-être du mal à prouver votre innocence. Un de mes amis a eu ce problème en retournant un décodeur à son câblodistributeur. Sa facture était réglée pour payer automatiquement par sa banque et sa dernière facture était de 200 $ de plus. Il a essayé d'appeler la société de câblodistribution, mais il n'avait pas le numéro de compte et ils ne pouvaient trouver aucune information sur lui. Seul le représentant du service clientèle pouvait trouver des clients actifs. Ce n'est que lorsqu'il est passé aux collections qu'il l'a résolu.
La bonne façon d'accepter les factures sans papier
Si cela ne vous coûte pas, évitez-les
En tant qu’écologiste, je déteste le papier supplémentaire. Pour toutes les raisons mentionnées ci-dessus et les détails dans l'article de NCLC, je choisirai toujours le papier. Aucun montant d'un pot-de-vin ne me convaincra de changer de poste. Si vous me faites payer, cependant, je vais probablement céder. Je vais déchiqueter et recycler ces déclarations après quelques années, donc je suis toujours un peu environnemental.
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Supprimer le message marketing et créer des filtres de messagerie
L'un des problèmes des relevés de courrier électronique est le tri des messages transactionnels légitimes des messages promotionnels. Vérifiez la politique de chaque entreprise en matière de messages marketing et de désinscription ou de désinscription du plus grand nombre possible. Ne les marquez pas simplement comme spam dans votre programme de messagerie; votre programme de messagerie peut traiter tous leurs messages comme du spam. Cela signifie que vous allez manquer votre déclaration.
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En règle générale, le message électronique avec votre relevé aura la même ligne de sujet. Je marque ce message pour ne jamais aller dans le courrier indésirable. J'ai configuré Gmail pour attribuer à ce message une étiquette et une étoile personnalisées. Je me souviendrai donc toujours de le vérifier..
Configurer des rappels pour télécharger (et payer) des factures
Si vous effectuez une facturation sans papier, vous ne recevrez pas de rappel par courrier indiquant qu'une facture est due. Étant donné que de nombreuses personnes effectuent des paiements automatiques au moyen d'une traite bancaire ou d'une carte de crédit, vous pouvez ignorer entièrement ce relevé mensuel. Ne fais pas cette erreur. Vous courrez le risque de manquer des problèmes avec votre compte.
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Traitez plutôt cet e-mail mensuel comme un rendez-vous dans votre calendrier. Définissez-le comme un rendez-vous périodique pour télécharger vos relevés auprès du fournisseur. S'ils vous envoient la facture et que vous n'avez rien à télécharger, convertissez-le en PDF et téléchargez-le sur votre ordinateur. Garder le courrier électronique n'est pas assez sûr si vous pourriez perdre l'accès à votre compte de messagerie. Chaque mois, vous devez télécharger un relevé. Sinon, vous rencontrerez tous les problèmes potentiels mentionnés plus haut. Vous n'avez pas besoin de les imprimer, mais vous ne pouvez pas simplement croire que les informations seront accessibles quand vous en aurez besoin. C'est pourquoi vous devrez prendre le contrôle.
Mon compte d'investissement de retraite n'a pas de facture en soi, mais un relevé mensuel. Je mets en place un rappel tous les mois pour télécharger ces informations. Bien qu'ils m'envoient un courrier électronique pour me rappeler de télécharger ma déclaration, j'aime être proactif.
Trier et classer les instructions téléchargées
Après avoir téléchargé un rapport, je modifie ensuite le nom du fichier téléchargé. Vous pouvez créer votre propre stratégie, mais le mien est le nom du fournisseur, puis les quatre derniers du numéro de compte, puis la date. Par exemple, mon relevé bancaire pourrait être Bank_1234_01_12_16.pdf. Je crée ensuite un dossier pour chaque compte et le déplace dans celui-ci. J'ai eu une nappe et utilisé Hazel pour les déplacer dans le dossier basé sur le marchand.
Faites des sauvegardes de votre ordinateur
Je sais que cela vous a été dit à maintes reprises, mais nous pourrions aussi bien le répéter. Bien qu'il soit peu probable que vos enregistrements papier soient détruits, votre disque dur peut tomber en panne ou votre ordinateur peut être touché par un virus. Si vous ne sauvegardez pas, vous ne disposerez pas des données de cet historique si elles sont toutes électroniques..
Essayez un logiciel de gestion financière comme Mint ou Quicken
Même si vos rapports sont téléchargés, il peut être difficile de trouver une transaction. J'aime la sécurité supplémentaire qu'un programme en ligne vérifie mon relevé pour moi. Lorsque j'ai eu des problèmes avec mon compte Costco, j'ai pu trouver tout ce dont j'avais besoin dans Mint.
Acceptez ce que vous ne pouvez pas changer
De plus en plus d'entreprises adoptent cette stratégie sans papier, ce qui vous oblige à gérer le compte. Si vous faites votre part de la gestion de ces déclarations, vous protégerez vos actifs. Le sans papier n'est pas plus sûr ni plus pratique que le papier, mais c'est le transfert inévitable des coûts.
