Comment créer une archive de format de document portable (PDF / A)

PDF / A est une norme stricte du format PDF (Portable Document Format) d’Adobe que les tribunaux fédéraux américains exigent pour la présentation et l’archivage (c’est là que le «A» entre en jeu) des documents PDF. Voici une technique simple pour faire PDF / As que le tribunal acceptera.

Le concept de PDF / A est simple, mais les instructions fournies par différents fournisseurs sont terriblement compliquées. Voici le moyen facile de le faire. Par exemple, j'utilise Adobe Pro 9.3, mais cela fonctionne avec Adobe Standard 7 et versions ultérieures. Plus la version est haute, mieux c'est.

Commencez par ouvrir le fichier PDF que vous souhaitez convertir en PDF / A. En surface, un PDF ordinaire et un PDF / A auront le même aspect. Les différences sont sous le capot.

Choisissez Fichier / Enregistrer sous «Post-script». Il porte l'extension .ps..

Fermez maintenant votre PDF et ouvrez Acrobat Distiller.

Choisissez Paramètres / Modifier les paramètres Adobe PDF..

Accédez à Polices pour vous assurer d’incorporer toutes les polices dans votre document. Dans ce cas, j'ai déjà intégré le mien.

Ouvrez maintenant votre fichier PDF.ps. Simplement en l'ouvrant, Distiller le convertira automatiquement en PDF / A conforme.

Mais est-ce vraiment conforme? Allons vérifier.

Ouvrez votre fichier PDF nouvellement créé dans Adobe Pro (ou Standard) et exécutez le contrôle en amont en accédant à Avancé / Contrôle en amont..

Maintenant, analysez. Choisissez PDF / A-1b à moins que le tribunal n'en demande autrement.

Aucun problème trouvé! Les tribunaux fédéraux l'accepteront. Vérifiez auprès du gouvernement de votre pays - si vous vivez en dehors des États-Unis - pour savoir si PDF / A est un format requis par ses tribunaux.

Si vous ou votre entreprise effectuez des tâches fédérales, cette nouvelle exigence de classement en PDF / A aura certainement une incidence sur la manière dont vous créez et travaillez avec des documents PDF..