Comment créer votre propre facture à partir de zéro dans Excel 2016
Commençons.
Création d'un modèle de facture personnalisé dans Excel 2016: une vue d'ensemble
Nous allons décomposer la construction de notre modèle de facture dans Excel 2016 en plusieurs tâches différentes:
- Mise en forme du tableau dans Excel: ajout de bordures et dimensionnement de colonnes
- Ajouter des étiquettes et des en-têtes de formatage
- Ajout de formules pour les totaux et les sous-totaux
- Formater des nombres
- Protéger le tableur
- Enregistrer la feuille de calcul en tant que modèle
Cela peut paraître complexe dans l’ensemble, mais les tâches elles-mêmes sont simples si vous les abordez pas à pas..
Formatage d'une table de factures: Ajout de bordures et dimensionnement des colonnes
Pour formater votre facture, vous devrez redimensionner les colonnes et utiliser les bordures et l'outil de contour. La table que vous créez définira les points de saisie de données. Pratiquons d'abord un couple.
Commencez par redimensionner la colonne A à 12 unités. Sélectionnez la colonne A, puis cliquez sur Accueil, Format, Largeur de colonne et entrez 12.
Créez ensuite un bloc en sélectionnant la plage de cellules A6: C10. Sélectionnez le Accueil onglet, cliquez sur le Les frontières menu puis sélectionnez Épais frontières extérieures. Créez une autre boîte en sélectionnant la plage de cellules A12: C16, puis répétez les mêmes étapes pour appliquer une bordure extérieure épaisse..
Maintenant que vous savez comment fonctionnent les outils de bordure et de contour, nous allons créer des zones supplémentaires dans la feuille de calcul pour stocker des informations. Certaines de ces boîtes utilisent différents styles de bordure et tailles de colonne..
Redimensionnez les colonnes E et F à 13 unités. Redimensionner la colonne G à 15 unités.
Ensuite, nous allons créer un bloc à partir de la plage de cellules F6: F13 et appliquer une bordure épaisse, mais cette fois uniquement sur le bord gauche. Sélectionnez la plage de cellules, puis cliquez sur le bouton Les frontières menu, puis Style de trait et choisissez la ligne épaisse.
Clique le Les frontières menu puis choisissez Frontière gauche.
Nous savons maintenant comment appliquer des bordures dans différents styles et mises en page. Suivez les instructions ci-dessous pour concevoir les bordures du reste de la facture..
Block Cell Ranges | Style de bordure |
| A18: F28 | Clique le Frontière menu, choisissez Épais frontières extérieures |
| B18: B28 | Clique le Frontière menu, choisissez La gauche |
| F18: F28 | Clique le Frontière menu, choisissez La gauche |
| E18: E28 | Clique le Frontière menu, choisissez La gauche |
| A29: F31 | Clique le Frontière menu, choisissez Épais frontières extérieures |
| F29: F31 | Clique le Frontière menu, choisissez La gauche et Droite |
| F32: F34 | Clique le Frontière menu, choisissez Épais frontières extérieures |
Ajouter des étiquettes et des en-têtes de formatage
L'étape suivante consiste à entrer les étiquettes pour chaque adresse de cellule avec l'alignement et la taille de police appropriés. Voici quelques exemples d'étiquettes. Vous pouvez remplacer chaque étiquette par la vôtre si nécessaire.
Étiquettes | Adresse de la cellule | Alignement | Taille de police |
| Services Groovy | A1 | La gauche | 14 |
| 123 Groove Street | A3 | La gauche | 12 |
| Beverley Hills, Californie, 90210 | A4 | La gauche | 12 |
| Vendu à: | A6 | La gauche | 12 |
| Expédiés à: | A12 | La gauche | 12 |
| Numéro de facture | E6 | Droite | 12 |
| Date de facturation | E7 | Droite | 12 |
| termes | E8 | Droite | 12 |
| Représentant des ventes | E9 | Droite | 12 |
| Débit ou crédit | E10 | Droite | 12 |
| Quantité | A18 | Centre | dix |
| La description | B18 | Centré sur les colonnes; sélectionnez B18: D18 et cliquez sur Fusionner et centrer. | dix |
| Prix unitaire | E18 | Centre | dix |
| Montant | F18 | Centre | dix |
| Total | E29 | La gauche | dix |
| Impôt | E30 | La gauche | dix |
| Fret | E31 | La gauche | dix |
| Payer ceci | F33 | Centre | dix |
| Montant | F34 | Centre | dix |
| Faites votre chèque à | C33 | La gauche | 12 |
| Merci pour vos achats chez Groovy Services | B37 | La gauche | 12 |
| Groovy Services LLC | C34 | La gauche | dix |
| Facture d'achat | F1 | La gauche | 14 |
Créez un bloc à partir de la plage de cellules A18: F18. Sous l'onglet Accueil, cliquez sur le bouton Styles de cellules menu puis choisissez le style souhaité pour vos en-têtes. J'ai choisi l'orange 60% - Accent 2.
Votre facture devrait ressembler à ceci à ce stade.
Ajout de formules pour les calculs de total et de sous-total
Il est maintenant temps de donner vie à votre facture. Cela signifie ajouter des formules qui peuvent vous aider à calculer le coût de vos biens et services. Votre facture nécessitera probablement une fonction conditionnelle basée sur la valeur d'un produit ou service sélectionné.
La formule Si (Condition, Valeur 1, Valeur 2) produit une valeur basée sur la condition. Si la condition est vraie, la valeur 1 est produite. Si la condition est fausse, alors la valeur 2 est produite.
La première formule que nous entrerons calcule le montant. Pour le tableau des charges détaillées, nous souhaitons calculer le montant en multipliant la quantité (A19) par le prix unitaire (E19). Mais nous ne voulons le faire que si la ligne est renseignée. Sinon, notre formule créerait une erreur. Pour éviter cela, nous affectons une valeur à blanc à la cellule de quantité (F19) si la cellule de quantité est à blanc.
Dans la cellule F19, entrez = SI (A19 = "", "", A19 * E19). Remplissez la plage de cellules F20: F28 avec la formule.
Créez la formule pour le sous-total. Dans la cellule F29, entrez = SOMME (F19: F28)
Pour créer la formule de taxe, allez à la cellule F30 et entrez = F29 * 0,50. Échangez 0,50 pour votre taux de taxe local.
Entrez la formule pour calculer «Payer ce montant» dans la cellule F32. Entrer = F29 + F30 + F31
Formater des nombres
Ensuite, vous voudrez formater la colonne de droite en devise. Sélectionnez F19: F32, puis cliquez sur le $ (format de numéro de comptabilité) dans le menu Accueil de la section Numéro..
Faites la même chose pour E19: E28.
Ajouter une protection à la feuille de calcul
Maintenant que le format et les formules de votre facture sont complets, vous souhaitez verrouiller certaines cellules afin qu'elles ne soient pas modifiées par inadvertance, rompant ainsi votre facture. Vous pouvez le faire en activant la protection sur votre feuille de calcul. Avant d'activer la protection, vous devez déverrouiller les cellules dans lesquelles vous souhaitez saisir des données..
Sélectionner les plages de cellules A17: E28. Allez au ruban d'accueil et cliquez Format. Chercher Verrouiller la cellule. S'il est activé, allez-y et cliquez dessus pour le désactiver.
Répétez les mêmes étapes pour les adresses de cellule et les plages suivantes.
- F6: F10
- F31
- A7: C10
- A13: C16
Clique le Format menu, puis Feuille de protection. Par défaut, «Protéger la feuille de calcul et le contenu des cellules verrouillées», «Sélectionner les cellules verrouillées» et «Sélectionner les cellules non verrouillées» sera coché. La définition d’un mot de passe est facultative et n’est vraiment pas nécessaire dans ce cas. Assurez-vous que ces paramètres sont sélectionnés et cliquez sur D'accord.
Désormais, votre feuille de calcul sera verrouillée pour être modifiée, à l'exception des lignes que vous avez déverrouillées pour la saisie de données. Si vous souhaitez modifier votre feuille de calcul, cliquez sur Format et alors Déprotéger la feuille…
Il ne vous reste plus qu'à enregistrer votre facture sous forme de modèle, puis à l'essayer. Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous… > cliquez dans la zone de liste des types, puis choisissez Modèle Excel (* .xltx), puis clique sauvegarder.
Chaque fois que vous devez créer une nouvelle facture, vous pouvez simplement lancer un modèle, puis saisir vos données. Bien sûr, vous devrez peut-être personnaliser votre facture en fonction de vos besoins et exigences spécifiques, mais cela devrait être un jeu d'enfant maintenant que vous connaissez les bases du formatage et des formules..
Si vous débutez dans Excel ou si vous avez besoin de vous familiariser avec les fonctions de base du tableur, consultez notre article précédent, qui détaille les bases que chaque nouvel utilisateur d'Excel devrait connaître..
