Google Apps - Comment désactiver l'historique des discussions et forcer l'enregistrement en différé

Par défaut, l'historique de Google Chat est enregistré sur les comptes Gmail des utilisateurs et est accessible sous le libellé Chats. Bien que les utilisateurs puissent désactiver l'enregistrement de l'historique des discussions, beaucoup ne le savent pas car ils ne savent probablement même pas que le paramètre existe. Si vous êtes une entreprise «Gone Google», c'est un problème. Pourquoi?

J'ai travaillé dans la sécurité de l'information au niveau de l'entreprise pendant un certain nombre d'années et j'ai constaté que les gens avaient tendance à dire des choses très inappropriées dans le chat par rapport au courrier électronique. Normalement, cela est dû au fait que de nombreux employés considèrent le courrier électronique comme très formel et que la discussion en transit est transitoire, un peu comme un appel téléphonique. Après tout, personne n’écoute ces conversations, pas vrai? Faux. Comme je l'ai expliqué, Google Chat enregistre ces conversations par messagerie instantanée par défaut, ce qui les rend facilement identifiables si votre entreprise recevait une assignation à la découverte de données. Ouais, ça pourrait être vraiment, vraiment mauvais.

La bonne nouvelle est que Google Apps permet à l'administrateur système de désactiver l'enregistrement de l'historique des discussions et de forcer globalement le paramètre «Désactivé» pour tous les utilisateurs Google Apps de votre entreprise. Voici comment vous le faites.

Connectez-vous à votre console de gestion Google Apps à l'aide de vos informations d'identification administrateur et cliquez sur Paramètres..

Cliquez sur le chat dans la barre latérale gauche.

Cochez la case Désactiver l'historique des discussions en forçant toutes les discussions futures à être «confidentielles»..

Enregistrez la modification en cliquant sur Enregistrer les modifications..

À partir de ce moment, tout futur les discussions en ligne ne seront pas archivées dans le compte Gmail de vos utilisateurs dans Google Apps. Les discussions de chat précédentes resteront cependant sauf si elles sont supprimées par l'utilisateur. Malheureusement, Google ne fournit pas aux administrateurs système un moyen de purger les anciennes données de l'historique des discussions. Par conséquent, si vous êtes une entreprise nécessitant cette suppression, je vous recommande de contacter votre responsable de compte Google..